Politique de Confidentialité

Général

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 20 novembre 2024.

Cette politique de confidentialité a été élaborée pour respecter le principe de transparence tel que décrit dans le Règlement Général sur la Protection des Données.

Responsable du traitement

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles est EverESST NV. EverESSt est un fournisseur de logiciels liés au calcul de la paie. Avec la coopération de ses partenaires, elle propose une solution SaaS à tous types de partenaires travaillant dans les services RH. Dans ce contexte, EverESSt traite les données pour réaliser les calculs de salaires et apporter le support nécessaire.

Dans cette politique de confidentialité, nous décrivons les principes de confidentialité que nous appliquons, mais également les catégories de données traitées, les personnes concernées, les finalités et la légalité du traitement ainsi que la durée de conservation des données. Les mesures techniques et organisationnelles sont également décrites de même que la façon dont la personne concernée peut exercer ses droits en vertu du RGPD.

Nos principes de confidentialité

Respect
Nous reconnaissons que la protection de la vie privée d'une personne concernée est un droit fondamental de chaque individu et nous ferons tout notre possible pour protéger ce droit en traitant les données personnelles de manière correcte, ouverte et transparente.
Faire confiance
La confiance de nos clients, employés et autres parties prenantes dans la manière dont nous traitons leurs données personnelles est cruciale pour notre organisation.

Prévention
Nous comprenons que l'utilisation abusive des données personnelles peut avoir un impact majeur sur la personne concernée et prendrons les mesures nécessaires pour protéger la personne concernée contre tout préjudice financier, de réputation ou autre.

Conformité
Nous avons appris qu'il est souvent difficile pour les législateurs de suivre l'évolution rapide des technologies et les attentes de nos clients. C'est pourquoi nous nous efforçons de toujours respecter l'esprit de la loi et d'une société en constante évolution, et d'y faire face de manière pragmatique, sans causer de désagréments à nos clients.

À qui s'applique cette déclaration de confidentialité ?

EverESSt s'engage à protéger vos données personnelles avec le plus grand soin, conformément à la législation sur la protection des données personnelles. Nous nous engageons à appliquer les obligations découlant de cette législation dans tous nos traitements et à respecter vos droits dans tout traitement de vos données personnelles.

Grâce à cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur les données personnelles qu'EverESSt collecte auprès de vous, pourquoi nous les collectons et ce que nous en faisons.

Cette déclaration de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles que nous traitons et s'applique à tous les clients, employés des clients, clients potentiels et visiteurs de notre site Web.

A travers cette déclaration de confidentialité, EverESSt garantit que vous :

• restez informé du traitement de vos données personnelles, soit par voie électronique, soit sur papier ;

• maintenez le contrôle sur les données personnelles traitées par EverESSt ;

• pouvez exercer vos droits relatifs à vos données personnelles

Si vous recherchez plus d'informations sur cette législation, nous vous recommandons de consulter le site Internet sur l'Autorité de protection des données

Quelles données personnelles EverESSt traite-t-elle ?

Les données personnelles sont toutes les informations permettant d'identifier ou de rendre identifiable une personne, telles que son nom, prénom, adresse e-mail, etc. Ces données personnelles appartiennent à la personne et EverESSt peut les utiliser pour ses prestations de services.

Dans ces données personnelles, nous distinguons les catégories suivantes :

Informations d'identification : ces informations permettent à EverESSt de vous identifier pour vous offrir ses services. Cette catégorie comprend, entre autres, votre nom, prénom, préférence linguistique, numéro de registre national, date de naissance, lieu de naissance, adresse, etc.
Informations familiales : pour le calcul des salaires, EverESSt a besoin d’informations sur la composition de votre famille. Cette catégorie inclut, entre autres, votre état civil, la composition de votre ménage, le nombre de personnes à charge, etc.
Informations sur la formation : cette catégorie comprend des éléments comme le niveau d’éducation, les diplômes, les qualifications, le parcours scolaire, etc.
Informations relatives à l'emploi : pour certains services, EverESSt a besoin d’informations concernant votre emploi, comme pour le calcul des salaires. Cette catégorie comprend des éléments comme votre carrière, vos références, votre employeur actuel, vos modalités de travail, votre salaire, votre CV, ainsi que des informations sur votre pension et vos assurances, etc.
Informations financières : cette catégorie contient, entre autres, des numéros de compte, des salaires, des revenus professionnels pour le calcul et le paiement des salaires.
Informations sensibles : pour certains services, EverESSt collecte également des données sensibles telles que des informations sur la santé et, le cas échéant, des informations judiciaires. Ces informations seront collectées uniquement à des fins spécifiques pour lesquelles des contrats spécifiques ont été établis et dans la mesure où la collecte de ces informations est autorisée par la législation.

Pour quelles raisons EverESSt traite-t-elle vos données personnelles ?

Nous utilisons toujours l'ensemble minimal de données nécessaires pour fournir un bon service. Nous nous engageons à traiter vos données personnelles uniquement de manière compatible avec les objectifs pour lesquels les données ont été initialement collectées. Nous traitons vos données personnelles à diverses fins :

Dans le cadre d'une obligation contractuelle ou en préparation d'un contrat avec nous (traitement des salaires)
Si nous souhaitons traiter vos données personnelles pour un autre objectif que celui pour lequel les données ont été initialement collectées, nous demanderons toujours votre consentement explicite au préalable.

EverESSt traite des données personnelles pour les objectifs suivants :

Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires dans le cadre d'objectifs prédéfinis. Les principaux objectifs du traitement des données personnelles sont les suivants :

Pour effectuer le calcul des salaires
Pour un service correct, nous avons besoin de certaines données. Nous veillons à utiliser uniquement les informations minimales nécessaires pour fournir le service demandé. Les informations utilisées dépendent du service fourni.
Pour les contacts et interactions avec les personnes
Lors de chaque contact avec EverESSt, nous vous demandons un ensemble de données de base. Cela nous permet de vous identifier et de vous contacter pour traiter vos demandes ou répondre à vos questions.
Pour garantir un service de qualité et sécurisé.

EverESSt donne-t-elle ou vend-elle vos données personnelles à des tiers ?

EverESSt ne communique ni ne vend jamais vos données personnelles à des tiers, sauf

si cela est nécessaire pour la prestation de services
- EverESSt fait appel à des sous-traitants pour certains aspects de ses services, et dans ce cadre, vos données personnelles peuvent être transmises à ces sous-traitants. Quelques exemples de ces sous-traitants incluent des centres d'appels, des centres de données, etc. La transmission des données se fait toujours selon des règles claires. Nous vous garantissons que ces données personnelles ne seront utilisées que pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et qu'une surveillance adéquate de leur traitement est effectuée.
pour la sécurité de ses systèmes internes
- EverESSt fait appel à des partenaires externes spécialisés pour sécuriser ses systèmes. Dans le cadre de cette collaboration, des données personnelles peuvent être échangées avec ces partenaires. La nécessité d'échanger des données personnelles est évaluée au cas par cas et se fait uniquement lorsque cela est strictement nécessaire.
si vous avez donné votre consentement explicite
- Si EverESSt souhaite transmettre vos données à un tiers et qu'aucune des raisons susmentionnées ne s'applique, nous vous demanderons votre consentement explicite. Sans ce consentement, nous ne vendrons ni ne transmettrons vos données à un tiers.
- Concernant le transfert international de données personnelles pour un traitement en dehors de l'Espace économique européen (EEE), les données personnelles ne sont transmises à des tiers que si cela est prescrit ou autorisé par la législation applicable en matière de confidentialité. Nous garantissons des garanties appropriées pour que vos droits soient respectés également en dehors de l'EEE, conformément à un niveau de protection des données adéquat, et nous exigeons également du destinataire des données qu'il fournisse ces garanties appropriées. Les données personnelles sont protégées conformément au niveau de protection exigé par la réglementation européenne. Dans certains cas, nous utilisons des données anonymes et agrégées à des fins commerciales ou pour des rapports externes. Ces données ne peuvent jamais être attribuées à un individu spécifique.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Toutes les demandes sont gratuites et peuvent être exercées en envoyant un e-mail à dpo@everESSt.be, sauf si EverESSt considère la demande comme manifestement infondée ou excessive (comme c’est le cas pour une demande répétée). Nous traiterons chaque demande de manière correcte et soigneuse dans un délai d’un mois suivant la réception de toutes les informations pertinentes. Ce délai peut être prolongé de deux mois, en tenant compte de la complexité et du nombre de demandes. En cas de prolongation du délai, vous serez informé, y compris des raisons de ce prolongement.

Si vous n'êtes pas satisfait des informations fournies ou si vous pensez ne pas avoir reçu une réponse complète, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données (dpo@EverESSt.be) d’EverESSt pour examiner avec lui ou elle toutes les options possibles.

Le droit d'accès
Vous avez le droit d’accéder aux données que nous détenons sur vous chez EverESSt. Vous pouvez poser les questions suivantes :
• EverESSt détient-elle des données personnelles vous concernant ?
• À quoi EverESSt utilise-t-elle vos données personnelles ?
• Quelles données personnelles EverESSt possède-t-elle ?
• Quelles parties ont accès à vos données personnelles ?

Le droit de rectification
Vous avez le droit de faire modifier vos données si elles sont incorrectes et/ou incomplètes. Vous pouvez exercer ce droit en remplissant ce formulaire. Nous vous demandons de le remplir aussi complètement que possible. Les informations contenues dans ce formulaire seront utilisées uniquement pour répondre à cette demande et doivent être aussi complètes que possible pour éviter que des données ne soient modifiées à tort en raison d’une demande incorrecte.
La modification des données personnelles peut être liée à des restrictions contractuelles et/ou légales, rendant parfois impossible l'ajustement des données en raison de nos obligations.

Le droit à l'effacement des données (« droit à l'oubli »)
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données de nos systèmes. Vous pouvez exercer ce droit en envoyant un e-mail à dpo@everESSt.com.

L’effacement des données personnelles peut parfois ne pas être possible en raison d’obligations contractuelles, de dispositions légales et des intérêts généraux de notre organisation, ce qui peut rendre ce droit inapplicable. Par exemple, vos coordonnées ne seront pas supprimées s'il y a une facture impayée.

Le droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à la réception de communications commerciales directes d'EverESSt.
Ce droit d’opposition ne s’applique pas aux communications dans le cadre des engagements contractuels et/ou des obligations légales.

Le droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment si le traitement de vos données est basé sur celui-ci. Cela peut être fait par le même moyen que celui utilisé pour donner votre consentement.

Le droit de limiter le traitement
Vous avez le droit de demander à limiter le traitement de vos données. Dans ce cas, vos données resteront en notre possession, mais leur utilisation sera restreinte. Cette demande peut être faite si, par exemple, vous estimez que les données personnelles sont incorrectes ou que le traitement par EverESSt est illicite. Nous ne sommes tenus de satisfaire ces demandes que dans les cas prévus par la loi.

Le droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir vos données personnelles traitées par EverESSt sous un format structuré, couramment utilisé et numérique, et/ou de les transférer directement à un autre responsable du traitement.

Le droit de déposer une plainte
Vous avez le droit de déposer une plainte concernant la manière dont EverESSt traite vos données personnelles et/ou la manière dont nous appliquons vos droits, si vous estimez qu’EverESSt enfreint votre vie privée. Vous pouvez procéder comme suit :
Déposer une plainte auprès d’EverESSt
EverESSt a désigné un Délégué à la Protection des Données qui joue un rôle indépendant au sein de l’organisation et traitera votre plainte pour parvenir à une solution avec vous. Vous pouvez le contacter à l’adresse suivante : dpo@EverESSt.com

Déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données belge, l'Autorité de Protection des Données (APD)
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données concernant la manière dont EverESSt traite vos données personnelles et/ou applique vos droits. Pour cela, il est recommandé de consulter le site Web de l'APD pour plus d'informations.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

EverESSt dispose des mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir que vos données personnelles soient traitées correctement et en toute sécurité. À ce titre, nous ne devons pas conserver les données personnelles plus longtemps que strictement nécessaire pour la finalité pour lesquelles elles ont été reçues, ou pour l'exécution d'un contrat ou le respect d'une obligation légale. Ces périodes dépendent de l’objectif pour lequel les données sont utilisées et du type de service, certains aspects étant déterminés par la loi. Les données archivées sont accessibles de manière restreinte. Après la période de conservation, vos données personnelles seront bien entendu définitivement supprimées ou anonymisées.

Modification de la politique de confidentialité
EverESSt se réserve le droit de modifier la politique de confidentialité. Toute modification substantielle sera immédiatement publiée sur cette page. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la politique de confidentialité pour être toujours informé du contenu de la politique de confidentialité en vigueur.