Privacy Policy

Algemeen

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 20 november 2024.

Dit privacy beleid is opgesteld om tegemoet te komen aan het principe van transparantie zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens is EverESST NV. EverESSt is leverancier voor software met betrekking tot loonberekening. Met medewerking van haar partners biedt zij een SaaS-oplossing aan, aan allerlei partners werkende in de HR-dienstverlening. In dit kader verwerkt EverESSt gegevens voor loonberekeningen uit te voeren en de nodige support te bieden .

We omschrijven in dit privacy beleid welke privacyprincipes wij hanteren, maar daarnaast ook de categorieën van gegevens, die worden verwerkt, van wie deze gegevens worden verwerkt (betrokkenen), de doeleinden en de rechtmatigheid van de verwerkingen en hoelang de gegevens worden bewaard. Tevens worden de technische en organisatorische maatregelen omschreven en hoe de betrokkenen zijn rechten volgens GDPR kan uitvoeren.

Onze privacyprincipes

Respect
We erkennen dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene een basisrecht is van elk individu en we zullen er dan ook alles aan doen om dit recht te vrijwaren door persoonsgegevens op een correcte, open en transparante manier te verwerken.
Vertrouwen
Het vertrouwen van onze klanten, medewerkers en andere stakeholders in de manier waarop wij hun persoonsgegevens verwerken is cruciaal belang voor onze organisatie.

Preventie
We begrijpen dat het misbruik van persoonsgegevens een grote impact op de betrokkene kan hebben en zullen de nodige maatregelen nemen om de betrokkene te vrijwaren van financiële, reputatie- of een andere schade.

Compliance
We hebben geleerd dat het vaak moeilijk is voor de wetgever om bij te blijven met de snel veranderende technologieën en de verwachtingen van onze klanten. Daarom streven we ernaar om de geest van de wet en de constant veranderende maatschappij steeds in acht te nemen, en hiermee om te gaan op een pragmatische manier, zonder overlast te bezorgen aan onze klant.

Voor wie is deze privacyverklaring van toepassing?

EverESSt verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen, in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. We engageren ons om de plichten die voortvloeien uit deze wetgeving toe te passen in al onze verwerkingen en uw rechten te respecteren bij elke verwerking van uw persoonsgegevens.

Via deze privacyverklaring willen wij u informeren omtrent de persoonsgegevens die EverESSt verzamelt van u, waarom wij deze verzamelen en wat we ermee doen.

Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken en is van toepassing voor alle klanten, medewerkers van klanten, potentiële klanten en bezoekers van onze website.

Via deze privacyverklaring waarborgt EverESSt dat u:

• geïnformeerd blijft over de verwerkingen van uw persoonsgegevens, hetzij elektronisch of op papier;

• de controle behoudt over de persoonsgegevens die EverESSt verwerkt;

• uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen

Als u meer informatie zoekt over deze wetgeving raden we u aan om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerkt EverESSt?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u een persoon identificeert of kan identificeren zoals zijn of haar naam, voornaam, e-mailadres, … Deze persoonsgegevens zijn eigendom van de persoon en EverESSt kan ze gebruiken voor haar dienstverlening.

Binnen deze persoonsgegevens onderscheiden we volgende categorieën:

Informatie ter identificatie: hiermee kan EverESSt u identificeren om haar diensten aan te bieden. Deze categorie bevat o.a. uw naam, voornaam, taalvoorkeur, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, adres…
Familiale informatie: voor de berekening van de lonen heeft EverESSt informatie nodig over uw gezinssamenstelling. Deze categorie omvat dus zaken als uw burgerlijke staat, gezinssamenstelling, aantal personen ten laste, …
Informatie over opleidingen: deze categorie omvat zaken als opleidingsniveau, diploma’s, kwalificaties, schoolloopbaan, …
Informatie betreffende tewerkstelling: voor sommige diensten heeft EverESSt informatie nodig over uw tewerkstelling, zoals voor de loonberekening. Deze categorie omvat zaken als uw loopbaan, referenties, huidige werkgever, arbeidsmodaliteiten, loon, CV, pensioen en verzekeringsinformatie, …
Financiële informatie: deze categorie bevat onder andere rekeningnummers, lonen, beroepsinkomen voor berekening en uitbetaling lonen
Gevoelige informatie: voor sommige diensten verzamelt EverESSt ook gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsinformatie en indien van toepassing gerechtelijke informatie. Deze informatie zal enkel worden verzameld voor specifieke doeleinden waarvoor specifieke contracten zijn opgemaakt, en voor zover het verzamelen van deze informatie wordt toegestaan door de wetgeving.

Op welke grond verwerkt EverESSt uw persoonsgegevens?

We gebruiken altijd de minimale set van gegevens die nodig is voor het verlenen van een goede dienstverlening. We verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens enkel te verwerken op een wijze die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. We verwerken uw persoonsgegevens voor volgende verschillende doeleinden:

in het kader van een contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contract met ons (loonverwerking)
Indien we uw persoonsgegevens willen verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd vooraf uw expliciete toestemming vragen.

EverESSt verwerkt persoonsgegevens voor volgende doelstellingen:

We verwerken enkel de persoonsgegevens noodzakelijk in het kader van vooraf opgezette doelstellingen. De voornaamste doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

om de loonberekening uit te voeren
- Voor een correcte dienstverlening hebben we bepaalde gegevens nodig. We zorgen er hierbij voor dat we telkens de minimale informatie gebruiken die nodig is om de gevraagde dienstverlening te kunnen bieden. De gebruikte informatie is afhankelijk van de dienst die wordt geleverd.
voor contacten en interacties met personen
- Bij elk contact met EverESSt vragen we u om een basis-set van gegevens. Hiermee kunnen we u identificeren en contacteren om uw aanvragen te behandelen of uw vragen te beantwoorden.
om een goede en veilige dienstverlening te garanderen.

Geeft of verkoopt EverESSt uw persoonsgegevens aan derde partijen?

EverESSt geeft en/of verkoopt uw persoonsgegevens nooit door aan derde partijen tenzij

dit noodzakelijk is voor de dienstverlening
- EverESSt maakt voor bepaalde aspecten van haar dienstverlening gebruik van onderaannemers en dan kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan zo’n onderaannemer. Enkele voorbeelden van deze onderaannemers zijn call centers, datacenters, … Het doorgeven van gegevens verloopt altijd volgens duidelijke regels. We garanderen u dat deze persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen en dat er wordt toegezien op een correcte verwerking.
voor de beveiliging van haar interne systemen
- EverESSt maakt gebruik van gespecialiseerde, externe partners om haar systemen te beveiligen. In het kader van deze samenwerking kunnen persoonsgegevens uitgewisseld worden met deze partner. De noodzaak van het uitwisselen van persoonsgegevens wordt geval per geval bekeken en gebeurt enkel indien strikt noodzakelijk.

u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven
- Als EverESSt uw gegevens wil doorgeven aan een derde partij en we geen beroep kunnen doen op bovenstaande vermeldingen, zullen we uw expliciete toestemming vragen. Zonder deze toestemming zullen we uw gegevens niet verkopen en ook niet doorgeven aan een derde partij.
- Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens met oog op verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden persoonsgegevens enkel doorgegeven aan derde partijen indien dit is voorgeschreven of toegestaan onder de van toepassing zijnde privacywetgeving. We garanderen passende waarborgen opdat uw rechten ook buiten de EER gerespecteerd worden volgens een adequaat gegevensbeschermingsniveau, en vereisen tevens van de ontvanger van de gegevens dat deze passende waarborgen voorziet. Persoonsgegevens worden zo beschermd conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving. In sommige gevallen gebruiken wij anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Welke rechten hebt u en hoe kunt u ze uitoefenen?

Alle verzoeken zijn gratis en kan u uitoefenen door een mail te sturen naar dpo@everESSt.com, behalve wanneer EverESSt het verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig beschouwt (zoals o.m. het geval is bij een herhaaldelijk verzoek). We zullen elke aanvraag correct en zorgvuldig behandelen binnen een periode van één maand na de ontvangst van alle relevante informatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden met twee maanden, rekening houdend met o.m. de complexiteit en het aantal aanvragen. Ingeval van verlenging van de termijn, wordt u hiervan op de hoogte gebracht, inclusief over de redenen van de verlenging.

Indien u niet tevreden bent over de geleverde informatie of denkt dat u geen volledig antwoord hebt gekregen, kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer (dpo@EverESSt.com ) van EverESSt om samen met hem of haar alle opties te bekijken.
Het recht van inzage
U hebt het recht op toegang en inzage tot de gegevens die we van u hebben bij EverESSt. Hierbij kan u volgende vragen stellen:
• heeft EverESSt persoonsgegevens van mij?
• waarvoor gebruikt EverESSt mijn persoonsgegevens?
• welke persoonsgegevens heeft EverESst?
• welke partijen hebben toegang tot mijn persoonsgegevens?.

Het recht op rectificatie
U hebt het recht om uw gegevens te laten aanpassen als deze niet correct en/of onvolledig zijn. Dit verzoek kunt u uitoefenen door het invullen van dit formulier. We vragen u om dit zo volledig mogelijk in te vullen. De informatie van dit formulier wordt alleen gebruikt voor het beantwoorden van deze aanvraag en moet zo volledig mogelijk zijn om te vermijden dat we geen gegevens onterecht aanpassen op basis van een niet-correcte aanvraag.
Het aanpassen van persoonsgegevens kan gelinkt zijn aan contractuele en/of wettelijke beperkingen waardoor het soms niet mogelijk is om de gegevens aan te passen omwille van onze verplichtingen.

Het recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)
U hebt het recht om uw gegevens te laten schrappen uit onze systemen. Dit verzoek kunt u uitoefenen door een mail te sturen naar dpo@everESSt.com.

Het schrappen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk omwille van contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en algemene belangen van onze organisatie waardoor dit verzoek dan ook niet altijd kan worden ingewilligd. Zo worden uw contactgegevens bijvoorbeeld niet verwijderd als er nog een openstaande factuur is.
Het recht van bezwaar
U hebt het recht om bezwaar in te dienen tegen het ontvangen van direct marketing van EverESSt.

Dit recht van bezwaar is niet van toepassing voor communicaties in het kader van contractuele afspraken en/of wettelijke verplichtingen.

Het recht om uw toestemming in te trekken
U hebt het recht uw toestemming ten allen tijde in te trekken indien de verwerking van uw gegevens op basis van toestemming gebeurt. Dit kan gebeuren via dezelfde weg als u uw rechten heeft gegeven.

Het recht tot beperken van de verwerking
U hebt het recht om te verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken In dat geval blijven uw gegevens door ons bewaard, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Deze aanvraag kan worden ingediend wanneer vb. u meent dat de persoonsgegevens onjuist zijn, of de verwerking door EverESSt onrechtmatig gebeurt. We moeten enkel tegemoet komen aan deze verzoeken in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
U hebt het recht om uw persoonsgegevens die door EverESSt zijn verwerkt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm en/of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Het recht op het indienen van een klacht
U hebt het recht om klacht in te dienen over de wijze waarop EverESSt uw persoonsgegevens verwerkt en/of de manier waarop wij uw rechten invullen, wanneer u op enig moment van mening bent dat EverESSt inbreuk maakt op uw privacy. Dit kan u doen als volgt:

Klacht neerleggen bij EverESSt
- EverESSt heeft een Data Protection Officer aangesteld die een onafhankelijke rol binnen de organisatie heeft en uw klacht zal behandelen om samen met u tot een oplossing te komen.
- U kunt deze contacteren op dpo@EverESSt.com
Klacht neerleggen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit
- U hebt het recht om klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit over de manier waarop EverESSt uw persoonsgegevens verwerkt en/of uw rechten invult. Hiervoor kan u best naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit gaan voor meer informatie.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
EverESSt beschikt over de nodige technische en organisatorische maatregelen om te garanderen dat uw persoonsgegevens correct worden verwerkt en veilig zijn bij EverESSt. In dit kader mogen wij persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we deze hebben ontvangen of voor de uitvoering van een contract of voor de vervulling van een wettelijke verplichting. Deze periodes zijn afhankelijk van het doeleinde waarvoor de gegevens worden gebruikt en het type van dienstverlening want sommige aspecten worden wettelijk bepaald. De gearchiveerde gegevens zijn beperkt toegankelijk. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens uiteraard definitief verwijderd of geanonimiseerd.

Wijziging van de privacyverklaring
EverESSt behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Elke materiële wijziging zal onmiddellijk op deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u altijd van de inhoud van het geldende privacybeleid op de hoogte bent.